No segundo relatório Índice das Tendências de Trabalho, a Microsoft analisa a experiência dos trabalhadores remotos, que há quatro meses vivem em uma rotina de trabalho muito distinta, pelo menos para a maioria, das que estavam habituados até o início deste ano. Segundo a pesquisa da gigante de tecnologia, o trabalho remoto promoveu empatia entre a equipe e provavelmente se tornará parte de um modelo de trabalho híbrido no futuro, entretanto, uma estrutura ergonômica e a fadiga causada pelo espaço dividido e as longas horas de videoconferências, continuam sendo um desafio para os colaboradores que trabalham em casa.

A pesquisa realizada pela Microsoft parte da seguinte pergunta: as reuniões remotas de trabalho e vídeo realmente sobrecarregam nosso cérebro mais do que o trabalho pessoal? E a resposta é clara: sim.

A ciência confirma o que as ondas cerebrais revelam: a fadiga da reunião remota é real.

Fadiga no trabalho remoto

Pesquisadores do Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft, se propuseram a entender porque o trabalho remoto parece mais desafiador ou cansativo do que pessoalmente. A conclusão, a partir de um estudo com 26 pessoas, mostrou que a colaboração remota é mais difícil, mas a transição de volta para o pessoal é tão difícil quanto.

Os pesquisadores pediram para 13 duplas complementarem tarefas semelhantes juntas – uma vez pessoalmente e outra remotamente, enquanto suas ondas cerebrais eram monitoradas. O estudo descobriu que colaboração remota é mais desafiante mentalmente do que a feita pessoalmente. Especificamente, os padrões de ondas cerebrais associados ao estresse e excesso de trabalho eram muito maiores quando a colaboração era remota do que quando era presencial. Entretanto, se a dupla trabalhasse junto primeiro remotamente, suas ondas cerebrais sugeriam que era mais difícil para eles trabalharem juntos pessoalmente depois.

“Um mundo que está caminhando para um trabalho mais remoto, as pessoas consideram o trabalho remoto mais desafiante mentalmente. Mas também, à medida que as pessoas retornam ao trabalho pessoal mais frequente à medida que a pandemia diminui, pode parecer mais difícil do que antes da Covid-19”, analisa Jared Spataro, Vice-presidente Corporativo da Microsoft 365, que assina o relatório da pesquisa.

Videoconferências levam à fadiga

Um segundo estudo constatou que os indicadores de ondas cerebrais associados ao excesso de trabalho e estresse são significativamente mais altos em videoconferências do que em trabalhos que não são realizados em reuniões, como escrever e-mails. Além disso, devido aos altos níveis de concentração sustentada, a fadiga começa a se estabelecer em 30-40 minutos em uma reunião. Ainda segundo o relatório, em uma agenda cheia de reuniões, o estresse começa a se estabelecer em cerca de duas horas no dia.

A pesquisa sugere vários fatores que levam os colaboradores a esse sentimento de fadiga: ter que se concentrar continuamente na tela para extrair as informações relevantes e permanecer engajado; mensagens não verbais reduzidas que ajudam a ler a sala ou a saber de quem é a vez de falar; e compartilhamento de tela com pouca visão das pessoas com as quais você está interagindo.

A equipe de pesquisadores da Microsoft recomenda fazer intervalos regulares a cada duas horas para permitir que o seu cérebro recarregue, limitar conferências a 30 minutos, ou conciliar longas reuniões com pequenos intervalos quando possível, diz Spataro. Para ajudar nesse exercício, juntamente com o relatório, a Microsoft lançou uma série de atualizações para o Teams no intuito de criar uma conexão mais humana no ambiente de trabalho remoto e reduzir as fadigas das videoconferências, entre elas: Modo Juntos e a Visualização Dinâmica.

Flexibilidade na jornada de trabalho

De acordo com análise do uso de Teams, as pessoas estão trabalhando mais frequentemente nos períodos da manhã e da noite, mas também nos fins de semana. Os chats do Teams das 8h às 9h e das 18h às 20h cresceram mais do que qualquer outra hora do dia – entre 15% e 23%. O trabalho no fim de semana também está aumentando – os chats do Teams aos sábados e domingos aumentaram mais de 200%.

Neste sentido, além do dos recursos como status de foco, que informa à equipe que você precisa reservar um tempo no seu calendário para o trabalho focado, nas próximas semanas, a empresa lançará a extensão de mensagens Reflect no Teams, que oferece aos gestores uma maneira de fazer check-in com suas equipes sobre tópicos como equilíbrio entre vida profissional e pessoal.

“Vemos essa mistura de trabalho e vida como uma tendência duradoura no local de trabalho, com potencial para a tecnologia ajudar a aliviar alguns dos desafios que vêm com ela. Você verá que continuamos inovando nas áreas de análise organizacional e bem-estar dos funcionários em um futuro próximo”, diz Spataro.

Escritórios físicos não desaparecerão

Muitos trabalhadores em todo o mundo passaram os últimos quatro meses trabalhando remotamente pelo menos em período parcial. Muitas empresas já anunciaram que mesmo após a pandemia manterão parte da força de trabalho remota, por isso, uma das perguntas que a pesquisa tentou responder foi: os escritórios físicos desaparecerão no futuro do trabalho? O relatório indica que não. O trabalho provavelmente será uma mistura fluida de colaboração pessoal e remota.

Por exemplo, 82% dos gestores pesquisados espera ter políticas de trabalho em casa mais flexíveis pós-pandemia. Enquanto isso, 71% dos funcionários e gestores relataram o desejo de continuar trabalhando em casa pelo menos em período parcial.

Ainda assim, a pesquisa revelou vários pontos negativos associados ao trabalho em casa. Quase 60% das pessoas pesquisadas se sente menos conectados aos colegas desde que trabalham remotamente com mais frequência. Na China, esse número subiu para 70%. Além disso, apenas 35% dos entrevistados em um estudo têm um escritório dedicado em casa. E apenas 5% das pessoas das pessoas pesquisadas pela Harris Poll vivem sozinhas.

“[...] Embora o futuro do trabalho seja mais remoto do que nunca, o espaço físico do escritório - que traz benefícios como conexão, espaços de trabalho ergonômicos e oportunidades para conexão social e vínculo de equipe - provavelmente continuará sendo uma parte essencial do futuro do trabalho”, avalia Spataro.

“Do lado positivo, a circunstância única de trabalhar e aprender em casa como uma família criou mais empatia entre colegas de equipe e mudou a percepção de gestores e funcionários que o trabalho pode ser feito remotamente. Também tornou o trabalho mais inclusivo para colaboradores remotos. Do lado desafiador, um trabalho mais remoto pode levar a horas de trabalho prolongadas, fadiga de reuniões e conexões pessoais perdidas, como conversas espontâneas nos corredores, que podem unir uma equipe e facilitar a colaboração. E a falta de espaços de trabalho em casa conectados e confortáveis continua sendo um desafio à produtividade para a maioria de nós”, finaliza o executivo.

Para chegar a essa e outras conclusões a Microsoft reuniu insights de três fontes: tendências dos clientes que usam as ferramentas de colaboração; pesquisa Harris Poll encomendada pela Microsoft entre 26 e 30 de maio de 2020, com cerca de 2.285 adultos que estão trabalhando remotamente nos EUA, Reino Unido, Alemanha, Itália, México e China; e conclusões de mais de 30 projetos de pesquisa por meio da Microsoft via enquetes, entrevistas, estudos diários, grupos focais, e estudos do cérebro humano.